PRIVACYVERKLARING ZEN SOFTWARE

Deze privacyverklaring gaat over de verwerking van persoonsgegevens door ZEN Software bij het uitvoeren van haar verplichtingen uit overeenkomsten met klanten, en over de verwerking van persoonsgegevens via de websites agileanalytics.cloud en agileanalytics.nl, de applicatie op www.prod.agileanalytics.cloud en de subdomeinen daarvan. ZEN Software zet zich in om je privacy te beschermen en zorgt ervoor dat je persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld. In deze privacyverklaring lees je daarom of, hoe en waarom je persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt.

Je persoonsgegevens worden verwerkt volgens de geldende privacywetgeving en alleen gebruikt zoals in deze verklaring beschreven.

Verwerkingsverantwoordelijke en communicatie ZEN Software is altijd de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna "AVG").

Welke gegevens we verzamelen Als je rechtstreeks contact met ons opneemt, kunnen we aanvullende gegevens over je ontvangen, zoals:

je naam;
je e-mailadres;
je telefoonnummer;
de inhoud van je bericht en eventuele bijlagen die je ons stuurt;
en alle andere informatie die je ons zelf geeft.

Als je een account aanmaakt, kunnen we je vragen om je contactgegevens, zoals:

naam;
bedrijfsnaam;
adres;
e-mailadres;
en telefoonnummer.

Websitechat Op agileanalytics.cloud en agileanalytics.nl kun je met ons chatten. Als je een bericht stuurt, verwerken we:

de berichten die je schrijft en de antwoorden die je krijgt;
de pagina waarop je de chat begon, de website die je doorverwees en eventuele campagnecodes (UTM) in de link;
het type browser;
de contactgegevens die je zelf geeft: naam, e-mailadres, bedrijf en teamgrootte.

Je berichten worden eerst beantwoord door een AI-assistent: Claude, van Anthropic. Om een antwoord te schrijven gaat het gesprek naar Anthropic, dat het in onze opdracht verwerkt en niet gebruikt om zijn modellen te trainen. Ons team ziet van elk gesprek een samenvatting in Slack. Vraag je naar een mens, of kan de assistent je niet helpen, dan delen we daar het hele gesprek, en antwoordt een collega je vanuit Slack in de chat. Laat je je e-mailadres achter, dan slaan we je op als contact in ons CRM (HubSpot), met een verslag van het gesprek, zodat we je verder kunnen helpen. Antwoordt een collega nadat je de website hebt verlaten, dan sturen we het antwoord naar dat adres, met een link om het gesprek voort te zetten.

We gebruiken deze gegevens om je vragen te beantwoorden en op te volgen wat je vroeg, zoals een demo, een proefperiode of een offerte. Dat doen we met je toestemming, die je geeft door je eerste bericht te sturen nadat je de melding in de chat hebt gelezen, en, als je om een demo of offerte vraagt, om op jouw verzoek stappen te zetten voordat we een overeenkomst sluiten. Deel geen gevoelige persoonsgegevens in de chat.

De chat plaatst geen cookies. Na je eerste bericht bewaart hij een kenmerk van het gesprek in de lokale opslag van je browser, zodat je het gesprek terugziet als je de pagina opnieuw laadt. Beëindig je het gesprek in de chat of wis je de sitegegevens van je browser, dan is het weg.

Gesprekken zonder e-mailadres verwijderen we 30 dagen na het laatste bericht, gesprekken met een e-mailadres na 90 dagen. Het contact en het verslag in HubSpot bewaren we zolang dat nodig is voor de opvolging, en we verwijderen ze als je daarom vraagt. Je kunt je toestemming altijd intrekken en ons vragen je gesprekken te verwijderen: zie "Wat zijn je rechten?" hieronder.

Voor welke doelen worden persoonsgegevens verwerkt? ZEN Software verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

het uitvoeren van de overeenkomst die we met je sluiten of hebben gesloten;
het communiceren met je over die overeenkomst;
het aanbieden, beheren en onderhouden van onze website;
het verbeteren, personaliseren en uitbreiden van onze website;
het begrijpen en analyseren van hoe je onze website gebruikt;
het ontwikkelen van nieuwe producten, diensten, functies en functionaliteit;
het communiceren met je, rechtstreeks of via een van onze partners, onder meer voor klantenservice, voor updates en andere informatie over de website, en voor marketing- en promotiedoeleinden;
het sturen van e-mails;
het opsporen en voorkomen van fraude.

Op welke grondslag worden persoonsgegevens verwerkt? ZEN Software mag je persoonsgegevens niet zonder wettelijke grondslag opvragen of gebruiken. ZEN Software baseert de verwerking van je persoonsgegevens op de volgende grondslagen:

het uitvoeren van de overeenkomst;
een wettelijke verplichting;
je uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Als ZEN Software je persoonsgegevens verwerkt voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verzameld, laat ZEN Software je dat weten en vraagt ze je toestemming waar de wet dat vereist.

Logbestanden Agile Analytics gebruikt, zoals gebruikelijk, logbestanden. Daarin wordt vastgelegd wie de website bezoekt. Alle hostingpartijen doen dit; het hoort bij de analyse van hostingdiensten.

De gegevens in logbestanden zijn onder meer:

IP-adressen;
browsertype;
internetprovider;
datum en tijd;
de pagina's waarlangs je binnenkomt en vertrekt;
en mogelijk het aantal klikken.

Deze gegevens worden niet gekoppeld aan informatie waarmee je persoonlijk te identificeren bent. Ze dienen om trends te analyseren, de site te beheren, te volgen hoe bezoekers zich over de website bewegen en demografische informatie te verzamelen.

Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?

In principe deelt ZEN Software je persoonsgegevens niet met derden. Je persoonsgegevens worden alleen met derden gedeeld voor zover dat nodig is, en altijd binnen de hierboven genoemde doelen.

Derden aan wie ZEN Software je persoonsgegevens verstrekt, zijn ook zelf verantwoordelijk voor de verwerking daarvan en voor het naleven van de privacywetgeving. Verwerkt een derde je persoonsgegevens als verwerker in opdracht van ZEN Software, dan sluit ZEN Software met die derde een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de AVG.

ZEN Software maakt onder meer gebruik van deze verwerkers:

Google Cloud (hosting van de backend van de websites, de applicatie en hun gegevens, in de Europese Unie);
Anthropic (de AI-assistent in de websitechat en de AI-functies van de applicatie);
Slack (communicatie binnen ons team, waaronder websitechats en hun samenvattingen);
HubSpot (ons CRM, in de Europese Unie).

Anthropic en Slack kunnen persoonsgegevens in de Verenigde Staten verwerken. Voor die doorgifte vertrouwen we op de waarborgen die deze partijen bieden, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

In bepaalde gevallen kan ZEN Software wettelijk verplicht zijn je persoonsgegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan overheidsinstanties. ZEN Software doet dat alleen als ze daartoe wettelijk verplicht is. Het is ZEN Software niet altijd toegestaan je daarover te informeren.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

ZEN Software bewaart je persoonsgegevens niet langer dan nodig. Hoe lang dat is, hangt af van het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt. Zijn je persoonsgegevens niet meer nodig, dan worden ze verwijderd.

Persoonsgegevens die nodig zijn voor de fiscale bewaarplicht van ZEN Software, bewaren we zolang die wettelijke bewaarplicht geldt.
Andere persoonsgegevens, zoals je naam, adres en contactgegevens, bewaren we tot vijf jaar na het einde van de (laatste) overeenkomst die we met je hebben gesloten. ZEN Software bewaart de met je gesloten overeenkomst(en) en de algemene voorwaarden in je dossier.

Cookieverklaring

Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestanden die je computer ontvangt als je onze website bezoekt. Bijna alle websites gebruiken cookies. Cookies zijn belangrijk voor de werking van de website. Je kunt cookies accepteren of weigeren.

Advertentieservers of advertentienetwerken van derden gebruiken technieken als cookies, JavaScript of webbakens in hun advertenties en links die op Agile Analytics verschijnen, en die rechtstreeks naar je browser worden gestuurd. Zij ontvangen daarbij automatisch je IP-adres. Met deze technieken meten zij hoe effectief hun advertentiecampagnes zijn en/of stemmen zij de advertenties af die je ziet op websites die je bezoekt.

Agile Analytics heeft geen toegang tot en geen invloed op deze cookies van externe adverteerders.

Wat zijn je rechten?

Als je persoonsgegevens aan ZEN Software hebt verstrekt, heb je een aantal rechten. Je hebt onder meer het recht om de persoonsgegevens die ZEN Software over je heeft in te zien, onjuiste gegevens te laten corrigeren en je gegevens te laten verwijderen. Je kunt ZEN Software ook vragen je persoonsgegevens aan jou of een andere partij over te dragen, of de verwerking ervan te beperken. Daarnaast kun je een eerder gegeven toestemming voor (delen van) de verwerking altijd intrekken.

Wil je dat we je chatgesprekken verwijderen, stuur ons dan het e-mailadres dat je in de chat gebruikte, of de datum en pagina van het gesprek.

Om je rechten uit te oefenen, kun je altijd een e-mail sturen naar privacy@zensoftware.nl. Binnen een maand na je verzoek hoor je of en hoe ZEN Software aan je verzoek kan voldoen. Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Het kan zijn dat deze privacyverklaring moet worden aangepast. Wijzigingen maken we op deze pagina bekend. ZEN Software raadt je daarom aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Vragen

Heb je vragen over de verwerking van je persoonsgegevens door ZEN Software of over deze privacyverklaring, neem dan contact met ons op via privacy@zensoftware.nl.

Onze contactgegevens: ZEN Software B.V. Oosterweezenstraat 6-E 1823 CN Alkmaar privacy@zensoftware.nl